Hysbysiad Preifatrwydd Ymgeiswyr am Swyddi

Rheolydd data: Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant (PCYDDS), Campws Caerfyrddin, Caerfyrddin, SA31 3EP

Swyddog diogelu data: Paul Osborne (foi@uwtsd.ac.uk)

Yn rhan o unrhyw broses recriwtio, mae PCYDDS yn casglu ac yn prosesu data personol yn gysylltiedig ag ymgeiswyr am swyddi. Rydym wedi ymrwymo i fod yn dryloyw ynghylch sut rydym yn casglu ac yn defnyddio’ch data ac i gyflawni ein rhwymedigaethau yng nghyswllt diogelu data.

Rydym yn casglu ystod o wybodaeth amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys:

• Eich enw, cyfeiriad a manylion cysylltu, yn cynnwys cyfeiriad e-bost a rhif(au) ffôn;
• Eich dyddiad geni a’ch rhif Yswiriant Gwladol;
• Manylion eich cymwysterau, sgiliau, profiad, cyrsiau hyfforddi a fynychwyd ac aelodaethau proffesiynol;
• Eich sgiliau iaith;
• Manylion eich hanes cyflogaeth, yn cynnwys dyddiadau cychwyn a gorffen;
• Gwybodaeth ynghylch eich cyflog yn eich gwaith cyfredol neu fwyaf diweddar;
• A oes gennych anabledd neu beidio y mae angen i ni wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer yn ystod y broses recriwtio;
• Data cydraddoldeb eraill er mwyn monitro ystadegau recriwtio;
• Gwybodaeth am eich hawl i weithio yn y DU: a
• Gwybodaeth am unrhyw euogfarnau heb eu disbyddu dan Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr 1974.

Rydym yn casglu’r wybodaeth hon mewn amryw o ffyrdd. Er enghraifft, efallai bod data wedi’u cynnwys mewn ffurflenni cais, wedi’u cael o’ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill, neu wedi’u casglu drwy gyfweliadau neu ffurfiau eraill ar asesu sy’n rhan o’r broses ddethol.

Byddwn yn ceisio gwybodaeth am ymgeisydd llwyddiannus gan drydydd partïon.  Byddwn yn ceisio gwybodaeth ar ôl cynnig y swydd a gyda’ch caniatâd yn unig.    Rydym yn casglu data personol amdanoch o eirdaon a ddarperir gan gyflogwyr blaenorol ac ar gyfer rolau penodol rydym yn ceisio gwiriad o gofnodion troseddol drwy’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.   

Caiff data eu storio’n ddiogel mewn ystod o leoedd gwahanol, yn cynnwys yn systemau rheoli AD a systemau TG eraill (yn cynnwys y system e-bost).

Efallai bydd angen i ni brosesu data er mwyn cymryd camau yn dilyn cais gennych cyn ymrwymo i gontract â chi, er enghraifft ynghylch pryd byddwch ar gael i ddechrau gwaith.  Hefyd bydd angen i ni brosesu’ch data er mwyn ymrwymo i gontract gyda chi os byddwch yn derbyn cynnig am swydd.

Mewn rhai achosion, mae angen i PCYDDS brosesu data er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol.  Er enghraifft, mae’n ofynnol i ni wirio cymhwyster ymgeisydd llwyddiannus i weithio yn y DU cyn i’r gyflogaeth gychwyn.

Mae gan PCYDDS fudd cyfreithlon mewn prosesu data personol yn ystod y broses recriwtio ac er mwyn cadw cofnodion o’r broses.  Mae prosesu data ymgeiswyr am swyddi’n caniatáu i ni reoli’r broses recriwtio, asesu a chadarnhau addasrwydd ymgeisydd i’w gyflogi a phenderfynu i bwy y dylid cynnig swydd.  Hefyd efallai bydd angen i ni brosesu data ymgeiswyr am swyddi er mwyn ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn rhagddynt.

Rydym yn prosesu categorïau arbennig o ddata, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred, er mwyn monitro ystadegau recriwtio.  Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth ynghylch a ydy ymgeiswyr yn eu hystyried eu hun yn anabl neu beidio er mwyn gwneud addasiadau rhesymol yn ystod y broses recriwtio.  Rydym yn prosesu gwybodaeth o’r fath er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol yn gysylltiedig â chyflogaeth.

Ar gyfer rhai rolau, mae’n rhaid i PCYDDS geisio gwybodaeth am droseddau ac euogfarnau. Os byddwn yn ceisio’r wybodaeth hon, y rheswm am hynny yw ei bod yn angenrheidiol er mwyn i ni gyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol yn gysylltiedig â chyflogaeth.

Gellid rhannu’ch gwybodaeth yn fewnol at ddibenion yr ymarfer recriwtio.  Mae hyn yn cynnwys aelodau’r tîm AD, cyfwelwyr sy’n gysylltiedig â’r broses recriwtio, a staff TG pryd mae mynediad i’r data’n angenrheidiol er mwyn iddynt gyflawni’u rolau.   Nid yw rheolwyr sy’n ymwneud â llunio rhestr fer o ymgeiswyr i’w cyfweld yn cael mynediad i’r manylion personol a’r adran fonitro ar eich ffurflen gais.

Ni fydd PCYDDS yn rhannu’ch gwybodaeth â thrydydd partïon, oni fydd eich cais am swydd yn llwyddiannus ac y cynigiwn swydd i chi.  Wedyn byddwn yn rhannu’ch data â’ch cyflogwyr blaenorol er mwyn cael geirdaon ar eich cyfer. Gwnawn hefyd rannu eich data gyda’ch Darparwr Gwasanaeth Hunaniaeth (Identity Service Provider - IDSP) detholedig er mwyn cwblhau gwiriad Hawl i Weithio ar eich cyfer. Yn achos rolau penodol byddwn yn rhannu’ch data â’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd er mwyn cael y gwiriadau angenrheidiol o gofnodion troseddol, a phryd hynny bydd angen i chi hefyd ddarllen polisi preifatrwydd y Gwasanaeth hwnnw.

Mae PCYDDS yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif.   Mae gennym bolisïau a rheolaethau mewnol yn eu lle er mwyn sicrhau na fydd eich data’n cael eu colli, eu difrodi’n ddamweiniol, eu camddefnyddio na’u datgelu, ac na chaiff neb fynediad iddynt ond am ein gweithwyr wrth gyflawni’u dyletswyddau’n briodol.

Os ydy’ch cais am swydd yn aflwyddiannus, byddwn yn cadw’ch data ar ffeil am chwe mis ar ôl diwedd y broses recriwtio berthnasol. Ar ddiwedd y cyfnod hwnnw, neu unwaith y tynnwch eich cydsyniad yn ôl, dilëir/ difrodir eich data. Efallai y caiff y cyfnod hwn ei ymestyn er mwyn cyflawni gofynion Fisâu a Mewnfudo y DU ar gyfer swydd wag benodol.   Rydym yn cadw categorïau arbennig o ddata am ymgeiswyr am swyddi, megis gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred sy’n ein galluogi i fonitro ystadegau recriwtio, er enghraifft er mwyn cyhoeddi’r Adroddiad Cydraddoldeb Blynyddol. Mae’r data a gyhoeddir mewn adroddiadau’n ddienw.

Os ydy’ch cais am swydd yn llwyddiannus, trosglwyddir data personol a gesglir yn ystod y broses recriwtio i’ch ffeil bersonél a systemau rheoli AD a’u cadw yn ystod eich cyflogaeth. Mae ein Hysbysiad Preifatrwydd Gweithwyr yn hysbysu aelodau staff ynghylch cadw’u data personol.

Nid ydych dan unrhyw rwymedigaeth statudol na chontractiol i ddarparu data ar gyfer PCYDDS yn ystod y broses recriwtio.  Fodd bynnag, os na fyddwch yn darparu’r wybodaeth, efallai na fyddwn yn gallu prosesu’ch cais yn iawn neu o gwbl.

Ni seilir prosesau recriwtio PCYDDS ar wneud penderfyniadau drwy ddulliau awtomataidd yn unig.

Fel gwrthrych data mae gennych nifer o hawliau. Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu, i gywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os ydych wedi cydsynio i PCYDDS brosesu unrhyw ran o’ch data, mae gennych hefyd hawl i ddiddymu’r cydsyniad hwnnw.

Os hoffech ofyn unrhyw gwestiynau, neu godi unrhyw bryderon neu wrthwynebiadau i brosesu’ch data personol, neu er mwyn arfer unrhyw rai o’ch hawliau fel gwrthrych data, cysylltwch â Paul Osborne, Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol (foi@uwtsd.ac.uk) yn y lle cyntaf.

Os byddwch yn parhau heb eich bodloni, mae gennych hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad.  Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yma:

Information Commissioner’s Office

Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
SK9 5AF
ico.org.uk

Cyhoeddwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar 25 Mai 2018 ac fe’i hadolygir cyn i ni wneud unrhyw newidiadau yn ein harferion data neu y ceir newid yn y rheoliadau diogelu data.